Plan para saber lo que necesitamos, no para escuchar lo que queremos

Michael N. Erickson

El establecimiento del plan de proyecto y en particular el cronograma o “schedule” es parte fundamental de las actividades de planificación y gestión de un proyecto. 
En CMMI la SP 2.1 de PP está relacionada con la creación del presupuesto y cronograma, como parte de la elaboración del plan de proyecto. Por su parte en PMC se tiene que revisar el cumplimiento de los compromisos definidos como parte del cronograma, reportar el avance y en caso de desviación determinar las acciones que se requieren, en su momento puede ser replanificar el cronograma definido. 
John Rigoli, PMP en Cognitive Technologies, muestra en un video características deseables de un cronograma de proyecto.

Características de un cronograma

En principio el cronograma debe permitir conocer lo que necesitamos de un proyecto y no lo que queremos escuchar. No es un documento que se define porque así lo solicitan, sino que es una herramienta esencial para la adecuada gestión del proyecto. Para ello es fundamental que sea:
  • Predictivo, muestra la secuencia y relaciones entre las tareas y actividades
  • Reflexivo, en el sentido que nos refleja lo que realmente está pasando y permite reportar el avance
  • Dinámico, permite realizar modificaciones para actualizarlo en caso de cambio y mantenerse acorde con el contexto actual del proyecto
Las primeras dos características tienen más que ver con la forma en que se construye el cronograma, como parte de las prácticas de planificación. La última es parte de la gestión y control del proyecto y se evidencia durante la ejecución del mismo.
Para permitir que sea predictivo se necesita establecer las relaciones de antecesor y sucesor para la mayoría de la tareas, en su caso las tareas generales o resumen no debieran tener relaciones de antecesor y sucesor. Reducir el número de restricciones o limitaciones sobre las fechas de inicio o fin de las actividades, es mejor usar el “debe” al “tiene” que iniciar.
Una consideración para apoyar la parte reflexiva del cronograma es establecer una secuencia de trabajo acorde al tipo de proyecto, con una ruta crítica claramente identificada y los hitos o “milestones” para medir el avance. Además la duración de cada tarea no debe ser mayor al 10% del total del proyecto, no debe abusarse de fracciones para la duración puesto que mayormente no se trabaja en fracciones de tiempo y tener claro la diferencia entre la duración de la tarea y el trabajo para realizar la misma.
El cronograma será dinámico cuando tenga evidencia de creación del baseline ajustado en caso de cambio, muestra claramente la fecha de estado y no se observan tareas que indican fechas de inicio en el pasado sin avance reportado.
Con estos elementos podremos desarrollar planes que nos ayuden realmente a evaluar el estado del proyecto y actuar para llevarlo a buen término, que es el objetivo principal del mismo.

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