Indicadores de desempeño para la Oficina de Proyecto

La medición de los resultados de la operación de los proyectos en una organización es vital para determinar el cumplimiento de los objetivos del negocio y alinearlos a las metas de los proyectos. En el modelo CMMI se establecen como parte de las prácticas de MA y se complementa en cada una de las áreas de proceso con la GP2.8. 
La definición de indicadores clave de desempeño (KPI) para la PMO (Project Management Office) es importante para poder evaluar el comportamiento de los proyectos y demostrar a los directivos los resultados que se obtienen con los mismos en relación con los objetivos establecidos. Michael O’Brochta y Curt Finch presentan un artículo con KPIs relevantes para medir el avance general del negocio, más que medir el proceso, al tiempo que mejoran las prácticas de gestión de proyectos.


Indicadores clave de desempeño 
Los indicadores seleccionados han sido obtenidos del libro “Justifying the Value of Project Management” y demostrados que tienen interés particular para los directivos. La recomendación general es usar los indicadores que tienen sentido para la organización y enfocarse en unos pocos que realmente permitan ofrecer un resultado y no desviar la atención de lo importante.

  1. Time to market, es el tiempo medido desde que se concibe la idea hasta que se introduce en el mercado que se puede obtener también de la diferencia entre el tiempo real y el esperado para completar el proyecto. Se puede mejorar incrementando la velocidad de ejecución del proyecto o mediante el cumplimiento del cronograma establecido dentro de las fechas críticas definidas.
  2. Service availability, la disponibilidad del servicio es el tiempo que toma iniciar un proyecto comparado con la fecha deseada de inicio que puede medirse en diferentes etapas. Para lograr un buen resultado se tiene que hacer un efectivo uso de los recursos que deben estar disponible en tiempo para no retrasar las tareas críticas que se requieren iniciar, con lo cual la diferencia en tiempo que se obtiene es mínima.
  3. ROI, el retorno de la inversión es el resultado de obtener el porcentaje de la diferencia de ingresos e inversión en relación con la inversión total. Por si solo, este indicador, no demuestra la eficiencia de la PMO dado que su resultado no ofrece un beneficio financiero directo aunque establece las bases para alcanzar el resultado que se define.
  4. Sales Growth, el crecimiento de las ventas es la proporción de la diferencia entre las ventas actuales y las anteriores en relación con estas últimas. Aunque no es un indicador que puede estar influenciado directamente por los resultados de la PMO sirve como referencia para demostrar los resultados que se están alcanzando, en parte por el trabajo de la PMO.
  5. Service Utilization, el uso de los servicios que se obtiene de dividir las horas facturadas entre el total de horas invertidas. Permite un uso eficiente del tiempo y los recursos por la PMO. Para ello es fundamental asignar al recurso humano mejor preparado para la tarea con lo cual se incrementa el indicador que se traduce en una mejor calidad en los resultados del proyecto dentro del mismo tiempo establecido. Esto contribuye tanto a la satisfacción del cliente como del empleado y como consecuencia a ofrecer los mejores resultados para la organización. 
El establecimiento de los indicadores no mejora los resultados de la PMO pero establece las bases para poder demostrar que se va por buen camino para contribuir a mejorar los resultados de la empresa. Mientras no exista una medida no podemos mejorar lo que hacemos, pero la existencia de la medida tampoco garantiza la mejora. Es el trabajo de control, evaluación y corrección de los resultados el que permitirá, gracias a los indicadores obtenidos, orientar el trabajo que se realiza. Esa es una de las funciones principales para la PMO.

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